Prevención de Lavado de Activos

Antecedentes

La Compañía Reaseguradora del Ecuador S.A., con base a lo establecido por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros como nuestro organismo de control, referente a las Normas para las instituciones del sistema de seguro privado sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, ha realizado la actualización del presente Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos.

Por la complejidad del negocio reasegurador y la diversidad de contratos que se pueden celebrar, existe el riesgo de que la compañía o su personal sean utilizados como un medio para el lavado de activos y financiamiento de delitos, lo que tendría consecuencias, no solo en el sistema asegurador, sino también en la economía del país.

Los procedimientos para prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos contenidos en este manual buscan establecer los principales parámetros de control interno, que permitan evitar la utilización de la Reaseguradora del Ecuador como medio de ocultamiento de actividades ilícitas provenientes del lavado de activos y financiamiento de delitos.

Este manual es de cumplimiento obligatorio para los accionistas, miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados de la compañía, quienes en el desempeño de sus actividades deben aplicar un comportamiento profesional, ético, legal, responsable y acorde a las políticas de la institución.

Las políticas establecidas incluyen el conocimiento del accionista, cliente, empleado, mercado y prestadores de servicios y tienen como marco legal lo siguiente:

Marco Legal:

Entre las normas que regulan el tema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos y sobre las que se basa la elaboración de este manual están:

• Capítulo III, título III, Libro III de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y de la Junta Bancaria referente a las Normas para las instituciones del Sistema de Seguro Privado sobre Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos.
• Ley de Prevención, Detección y Erradicación del delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos y su reforma establecidos en los decretos 1331 y 1344.
• Cuarenta recomendaciones del GAFI.
• Resoluciones de la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).

Definición

El lavado de dinero puede ser definido generalmente como: el proceso de ocultamiento de la existencia, fuente ilegal o aplicación de ingresos derivados de una actividad delictiva y el consecuente ocultamiento de la fuente de este ingreso para hacerla aparecer legítima y así introducirlos en el sistema económico de un país.

Procedencia del Lavado de Activos

El tráfico de droga no es la única actividad ilícita que genera el lavado de activos, adicional a ésta existen también:

• Tráfico de migrantes
• Trata de personas
• Extorsión
• Enriquecimiento ilícito
• Rebelión
• Tráfico de armas
• Financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas
• Tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas
• Delitos contra el sistema financiero
• Delitos contra la administración pública
• Delitos ejecutados bajo asociación para delinquir
• Entre otros delitos

CAPÍTULO I

1. Glosario de Términos:

Actividades de alto riesgo.- Aquellas que por sus características particulares representan un mayor riesgo para las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado de ser utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Alta gerencia.- Nivel jerárquico dentro de la organización que cuenta con autonomía para tomar decisiones. La integran los presidentes y vicepresidentes ejecutivos, gerentes generales, vicepresidentes o gerentes departamentales y otros profesionales responsables de ejecutar las decisiones del Directorio, de acuerdo con las funciones asignadas y la estructura organizacional definida en cada institución;

Apoderado.- Persona legalmente facultada para actuar a nombre de otra en los ámbitos que se acuerden por ambas partes por medio de un contrato de representación o mandato. Las actuaciones del apoderado se consideran responsabilidad del titular o poderdante, salvo que el mandatario exceda las atribuciones del contrato de representación;

Asegurado.- El cliente, persona natural o jurídica de las empresas de seguros y compañías de reaseguro interesada en la transferencia de los riesgos;

Asesores productores de seguros.- Aquellas personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de asesorar a los clientes, previa la contratación de un seguro, durante la vigencia del contrato o para la tramitación del reclamo. Estos se dividen en:

Agentes de seguros.- Personas naturales autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que a nombre de una empresa de seguros se dedican a gestionar y obtener contratos de seguros, que se rijan por el contrato de trabajo suscrito entre las partes y no podrán prestar tales servicios en más de una entidad aseguradora por clase de seguros; y, los agentes de seguros, personas naturales que a nombre de una o varias empresas de seguros se dedican a obtener contratos de seguros, que se rijan por el contrato mercantil de agenciamiento suscrito entre las partes; y,

Agencias asesoras productoras de seguros.- Personas jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, con organización y cuya única actividad es la de gestionar y obtener contratos de seguros para una o varias empresas de seguros o de medicina prepagada autorizada a operar en el país;

Beneficiario.- Persona natural o jurídica, que ha de percibir en caso de siniestro el producto de la póliza del seguro contratado, pudiendo ser el propio contratante o un tercero;

Beneficiario final.- Se refiere a las personas naturales que son las propietarias finales del producto de la póliza contratada o tienen el control final de un cliente y/o de la persona en cuyo nombre se realiza la operación. Comprende a aquellas personas que ejercen el control efectivo sobre una persona jurídica o acuerdo legal;

Categoría.- Nivel en el que la empresa de seguros o compañía de reaseguro ubica a un cliente por el riesgo que este representa;

Cedente.- Persona natural o jurídica con la que una compañía de reaseguro establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial; entre ellos el asegurado, el contratante o solicitante de seguro, beneficiario y apoderado;

Cliente.- Persona natural o jurídica con la que una empresa de seguros o compañía de reaseguro establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial; entre ellos el asegurado, el contratante o solicitante de seguro, beneficiario y apoderado;

Cliente ocasional.- Persona natural o jurídica que desarrolla una vez o eventualmente negocios con las empresas de seguros y compañías de reaseguro;

Cliente permanente.- Persona natural o jurídica que, al amparo de un contrato, mantiene una relación comercial habitual con las empresas de seguros y compañías de reaseguro;

Cliente potencial.- Es la persona natural o jurídica que ha consultado por los servicios o productos de las empresas de seguros y compañías de reaseguro, y que pueda estar interesado en acceder a un producto o servicio diferente o nuevo;

Colaboradores cercanos.- Incluye a aquellas personas que se benefician del hecho de ser cercanos a la persona políticamente expuesta, tales como, sus colaboradores de trabajo, asesores, consultores y socios personales;

Compañía de reaseguros.- Las compañías anónimas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, constituidas en el territorio nacional, y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país, de conformidad con la ley; y, los reaseguradores extranjeros que mantengan su registro vigente en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros; y, cuyo objeto es el otorgar coberturas a una o más empresas de seguros por los riesgos que estas hayan asumido, así como el realizar operaciones de retrocesión;

Contratante de reaseguros.- Persona jurídica que suscribe con una entidad reaseguradora un contrato de reaseguros;

Contratante de seguros.- Persona natural o jurídica que suscribe con una entidad aseguradora una póliza o contrato de seguros;

Criterios de riesgo.- Son los elementos sustentados que bajo cada factor de riesgo previamente definido, permiten evaluar dicho factor;

Debida diligencia.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos que aplica la entidad, a sus accionistas, clientes, empleados, prestadores de servicios de seguros, y mercado, para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Debida diligencia mejorada, reforzada o ampliada.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos diferenciados, más exigentes, exhaustivos y razonablemente diseñados en función de los resultados de la identificación, evaluación y diagnóstico de los riesgos, que aplica la entidad para prevenir el cometimiento del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Debida diligencia simplificada.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos, que bajo la responsabilidad de la entidad, conforme su perfil de riesgo, aplica con menor intensidad a sus clientes para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento del delito de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Elementos de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos.- Son las políticas, procesos, procedimientos, documentados formalmente, estructura organizacional, el sistema de control interno, infraestructura tecnológica, capacitación y formación del personal y divulgación de normas y principios orientados a prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos;

Empresas de seguros.- Son las compañías anónimas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, constituidas en el territorio nacional y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país, cuyo objeto exclusivo es el negocio de asumir directa o indirectamente, o aceptar y ceder riesgos en base a primas;

Empresas pantalla.- Es la compañía que no tienen una presencia física en el país donde fueron legalmente constituida y autorizada para funcionar, ni en ningún otro país;

Etapas de prevención de lavado de activos.- Se refiere a la identificación, medición, control y monitoreo del riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Factores de riesgo.- Son parámetros que permiten evaluar las circunstancias y características particulares de clientes, productos y servicios, canal y situación geográfica, con la finalidad de determinar la probabilidad de ocurrencia e impacto de una operación inusual;

Financiamiento de delitos.- Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos delictivos;

Financiamiento del terrorismo.- Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos de terrorismo, por una organización terrorista o por un terrorista;

Interés asegurable.- Requisito que debe concurrir en quien desee la cobertura de determinado riesgo, reflejado en su deseo de que el siniestro no se produzca, ya que a consecuencia de él se originaría un perjuicio para su patrimonio;

Intermediarios de reaseguros.- Son las personas jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, cuya única actividad es la de gestionar y colocar reaseguros y retrocesiones para una o varias empresas de seguros o compañías de reaseguros;

Lavado de activos.- Es el mecanismo a través del cual se oculta o disimula la naturaleza o el verdadero origen, ubicación, propiedad o control de dineros provenientes de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlos como legítimos dentro del sistema económico de un país;

Mercado.- Es el conjunto de personas y organizaciones que participan de alguna forma en la compra y venta de los bienes y servicios o en la utilización de los mismos. Para definir el mercado en el sentido más específico, hay que relacionarle con otras variables, como el producto o una zona determinada;

Método de reconocido valor técnico.- Es una sucesión de pasos documentados, ligados entre sí por un propósito verificable, comprobable, operativo y fidedigno, que en función de sus clientes, productos y servicios, canal, ubicación geográfica, entre otros, las empresas de seguros y compañías de reaseguros deben usar para segmentar la información del cliente, establecer perfiles operacionales, de comportamiento y de riesgo, aplicar procesos de monitoreo y reportar inusualidades;

Modalidades de contratación de reaseguro.- Forma de colocación del reaseguro, excluyéndose la colocación de los reaseguros facultativos;

Ocupación.- Es la actividad económica o labor que habitualmente desempeña el cliente, tanto al inicio como durante el transcurso de la relación comercial;

Oficial de cumplimiento.- Es el funcionario que forma parte de la alta gerencia, calificado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, responsable de verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos, ejecutar el programa de cumplimiento tendiente a velar por la observancia e implementación de los procedimientos y controles y buenas prácticas necesarios para la prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Operación inusual e injustificada.- Movimientos económicos realizados por personas naturales o jurídicas, que no guarden correspondencia con el perfil operativo y de comportamiento establecido por la entidad sobre el cliente y que no puedan ser sustentados; o, cuando aun siendo concordantes con el giro y perfil del cliente parezcan desmedidos o inusuales, por su monto, frecuencia o destinatarios;

Organizaciones o empresas de alto riesgo.- Aquellas personas jurídicas que por su ubicación geográfica, su nicho de mercado, por el perfil de sus accionistas y demás características particulares, representan un mayor riesgo para las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado de ser utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Paraísos fiscales.- Son aquellos territorios o estados que se caracterizan por tener legislaciones impositivas y de control laxas, y que han sido clasificados como tales por el Servicio de Rentas Internas;

Perfil de comportamiento del sujeto de análisis.- Son todas aquellas características propias y habituales del sujeto de análisis, asociadas con su información general, modo de utilización de los servicios y productos que ofrece la institución;

Perfil operacional del sujeto de análisis.- Es el parámetro máximo determinado por la entidad, de las acreencias netas de todos los productos consolidados del sujeto de análisis, en función de la situación y actividades económicas que realiza mensualmente este cliente sobre el cual se debe confrontar su operatividad. En la medida que varíen los factores que determinen este perfil, este debe actualizarse;

Perfil de riesgo.- Es la condición de riesgo que presenta el cliente tanto por su perfil de comportamiento y su perfil operacional que le pueden exponer a la entidad a la ocurrencia de sucesos con implicaciones en lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Peritos de seguros.- Personas naturales o jurídicas conocidos como inspectores de riesgos y ajustadores de siniestros:

Inspectores de riesgos.- Personas naturales o jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, cuya actividad es la de examinar y calificar los riesgos en forma previa a la contratación del seguro y durante la vigencia del contrato;

Ajustadores de siniestros.- Personas naturales o jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, cuya actividad profesional es la de examinar las causas de los siniestros y valorar la cuantía de las pérdidas en forma equitativa y justa, de acuerdo con las cláusulas de la respectiva póliza. El ajustador tendrá derecho a solicitar al asegurado la presentación de libros y documentos que estime necesarios para el ejercicio de su actividad;

Persona políticamente expuesta.- Es la persona que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el exterior, que por su perfil pueda exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, por ejemplo, jefe de Estado o de un gobierno, político de alta jerarquía, funcionario gubernamental, judicial o militar de alto rango, ejecutivo estatal de alto nivel, funcionario importante de partidos políticos, Las relaciones comerciales con, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad y los colaboradores cercanos de una persona políticamente expuesta, implica que las instituciones del sistema financiero apliquen procedimientos de debida diligencia ampliados;

Prestadores de servicios de seguros.- Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, con la cual las empresas de seguros y compañías de reaseguros mantienen relaciones comerciales, es decir, todas las personas que conforman el sistema de seguro privado, autorizadas para operar en el país;

Productos de seguros.- Son las pólizas de seguros emitidas por las aseguradoras legalmente constituidas y autorizadas para operar en el Ecuador y las sucursales de empresas de seguros extranjeras establecidas y autorizadas a realizar operaciones en el país y la colocación de reaseguros de reaseguradores nacionales, sucursales de reaseguradores extranjeros y reaseguradores extranjeros registrados en la Superintendencia de Compañías, Valores Seguros;

Profesión.- Actividad que ejerce una persona públicamente y que requiere de un conocimiento especializado y una capacitación educativa de alto nivel;

Ramos de seguros.- Son aquellos relativos a riesgos con características o naturaleza semejantes. En este sentido se habla de ramo de vida, ramo de vehículos, ramo de incendios, entre otros;

Reasegurador o intermediario de reaseguro pantalla.- Entidad constituida en jurisdicción extranjera que no tiene presencia física en ningún país, que no está registrada en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y que no es subsidiaria o afiliada de un grupo financiero regulado;

Reaseguro.- Es una operación mediante la cual el asegurador cede al reasegurador la totalidad o una parte de los riesgos asumidos por él;

Segmentación.- Es el resultado de definir, identificar, clasificar y analizar adecuadamente los grupos de sus clientes, en función de sus características y criterios de riesgos adoptados;

Solicitante de seguro.- Es la persona natural o jurídica, que formula una solicitud de seguro a una entidad aseguradora;

Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.- Institución encargada de la supervisión y control del sistema de seguro privado con la finalidad de proteger los intereses del público en materia de prevención de lavado de dinero y financiamiento de delitos, verificar la existencia de políticas y cumplimiento de procedimientos para prevenir que se utilice al sistema de seguro privado para lavar activos o financiar delitos; y,

Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).- Institución legalmente facultada para solicitar y recibir, bajo reserva, información sobre operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas para procesarla, analizarla y de ser el caso remitir un reporte a la Fiscalía General del Estado, con carácter reservado y con los debidos soportes.

CAPITULO II

1. Objetivos:

Objetivo General

La Reaseguradora del Ecuador tiene como objetivo general dar cumplimiento a las medidas y disposiciones que establezcan los organismos de control para prevenir el lavado de activos y financiamiento de delitos generando políticas y procedimientos que permitan a accionistas, miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados de la compañía, contar con un criterio objetivo y técnico.

Tender siempre a minimizar el riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos para la compañía, a que ésta no sea utilizada como medio para actividades ilícitas.

Objetivo Específico

Monitorear, controlar y analizar las operaciones iguales o superiores a los 10.000 dólares o su equivalente en otras monedas, y adicionalmente los que establezcan la Reaseguradora para su control.

Establecer mecanismos para que los empleados de la Reaseguradora puedan identificar de manera clara y objetiva los prominentes riesgos de lavado de activos y financiamiento de delitos que intenten realizar los clientes a través de operaciones inusuales.

Mantener la buena imagen institucional, brindando seguridad y confianza al sistema asegurador del país.

1. Consideraciones de Aplicación

Consideraciones generales:

El control para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos exige la colaboración de todas las áreas que conforman la compañía.

Consideraciones Específicas:

La Reaseguradora deberá mantener información completa y actualizada de sus clientes, evitando datos errados o ficticios, validando según los documentos legales presentados por los clientes y registrando la información al momento de entablar la relación comercial.

Los clientes de la Reaseguradora son únicamente personas jurídicas, por lo tanto, para la identificación de estos, la Compañía verificará la siguiente información:

• Formulario de Vinculación y renovación de relaciones comerciales

• Existencia de la personería jurídica, la misma que debe encontrarse activa y con autorización de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros

• Nombramiento del representante legal de la compañía, el cual debe encontrarse vigente e inscrito en el Registro Mercantil

• Certificado de Cumplimiento de Obligaciones

• Verificar que las personas que pretenden tomar cobertura a nombre de la compañía se encuentren debidamente autorizadas

Si se sospecha que las coberturas solicitadas no concuerdan con el tipo de negocio que lleva la compañía que los requiere, se deberá informar oportunamente al Oficial de Cumplimiento para el análisis correspondiente, y si el caso lo amerita, reportar a la Unidad de Análisis Financiero.

Los funcionarios y empleados de Reaseguradora del Ecuador no cometerán violación de confidencialidad cuando de buena fe comuniquen sus sospechas al Oficial de Cumplimiento, aun cuando no estén seguros de que la actividad es delictiva y aunque dicha actividad aún no haya ocurrido.

No se deberá advertir a los clientes cuando se haya puesto en conocimiento de las autoridades competentes, información relacionada con ellos.

2. Responsabilidades Generales:

Todos los empleados y funcionarios de Reaseguradora del Ecuador, en especial los que se relacionan directamente con atención al cliente para el cumplimiento de su función, deberán conocer y aplicar las políticas establecidas en la institución sobre “Conozca a su Cliente” y “Conozca a su Mercado”, como a las demás normas de este manual con sus respectivos anexos, como instrumentos fundamentales para evitar el lavado de activos y financiamiento de delitos.

El Oficial de Cumplimiento realizará la verificación respectiva y recopilará la documentación suficiente; para poner en conocimiento del Comité de Cumplimiento, que al conocer el caso y de mantenerse la inusualidad, pondrá en conocimiento a la Unidad de Análisis Financiero y Económico.

3. Generalidades del Riesgo de Lavado de Activos:

La Reaseguradora del Ecuador S.A., en lo que a administración de riesgos de seguros y reaseguros se refiere, está obligada a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la suscripción de sus negocios pueda ser utilizada como instrumento para el ocultamiento y manejo de dinero proveniente de actividades ilícitas y que sean objeto de lavado de activos. Tal objetivo incluye la implementación de señales de alertas a nuevas modalidades y tipologías utilizadas por las organizaciones criminales en el campo de seguros, como también la detección de operaciones inusuales que puedan estar vinculadas con el direccionamiento de recursos de origen ilícito hacia la realización de actividades terroristas o, que pretendan el ocultamiento de activos provenientes de tales conductas.

La Compañía, mediante la aplicación de la Ley de prevención, detección y erradicación del delito de lavado de activos y del financiamiento de delitos, la normativa emitida por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y la implementación de procedimientos basados en riesgos para el control y monitoreo de prevención de lavado de activos pretende prevenir conductas ilícitas relacionadas con esta figura, tanto de sus servidores como de sus clientes y usuarios.

4. Prevención y Control de Lavado de Activos y  Financiamiento de Delitos:

El cumplimiento del Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos y políticas que la Reaseguradora del Ecuador defina sobre este tema exige la colaboración de todas las áreas, la acción coordinada de todos los niveles de gestión, directiva, ejecutiva, asesora y operativa.

El conocimiento y aplicación de este manual es de carácter obligatorio para los accionistas, miembros del Directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados de la compañía, así como para aquellas personas que, aún sin ser empleados, prestan sus servicios profesionales.

CAPITULO III

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1. Directorio:

 Objetivo:

El Directorio tendrá como objetivo general aprobar las políticas generales para prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, considerando el mantener y mejorar el control interno de la Reaseguradora del Ecuador.

Funciones:

• Aprobar y emitir las políticas generales para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos en el marco de las disposiciones de la ley;

• Aprobar el Código de Ética con relación a la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

• Aprobar el Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento de Terrorismo y otros Delitos y sus actualizaciones;

• Aprobar, en enero de cada año, el Plan de Trabajo anual del Oficial de Cumplimiento en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, así como el informe del Oficial de Cumplimiento correspondiente al año inmediato anterior;

• Llevar a conocimiento de la Junta General de Accionistas, los documentos referidos en el numeral anterior;

• Designar al Oficial de Cumplimiento y a su respectivo suplente, de conformidad con el perfil y requisitos exigidos para ocupar el cargo, y removerlo de sus funciones, cuando existan los méritos para ello.

• Designar a los miembros del Comité de Cumplimiento;

• Aprobar el procedimiento de control y las instancias responsables para la vinculación de los clientes que por sus características, actividades, operaciones y/o transacciones, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos;

• Conocer y realizar un seguimiento de las resoluciones adoptadas por el comité de cumplimiento, dejando expresa constancia en el acta respectiva;

• Aprobar la adquisición de los recursos técnicos y la contratación de los recursos humanos necesarios para implementar y mantener los procedimientos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

• Designar las instancias autorizadas para exceptuar clientes del diligenciamiento del formulario de origen lícito de fondos en operaciones en efectivo;

• Designar la instancia responsable del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones económicas inusuales e injustificadas, con un valor técnico que vaya en función de la información pública disponible y la mínima solicitada;

• Determinar las sanciones para quien incumpla con los procesos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, y verificar su cumplimiento; y,

• Aprobar la metodología general del perfil de riesgos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas que presente el comité de cumplimiento.

2. Comité de Cumplimiento:

Objetivo:

El Comité de Cumplimiento tendrá como objetivo general diseñar y dictar las políticas generales para prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, considerando el mantener y mejorar el control interno de Reaseguradora del Ecuador; coordinar las funciones del Oficial de Cumplimiento en lo referente al monitoreo y comunicación hacia los niveles directivos y Organismo de Control.

Conformación:

El Comité de Cumplimiento de la Reaseguradora está conformado por un miembro del Directorio, quien lo presidirá, Representante Legal o su delegado, un representante del área comercial o su delegado, el responsable del control interno, el Oficial de Cumplimiento y el Asesor Legal o su delegado, quien hará las veces de secretario. 

Procedimientos:

• Los miembros permanentes del Comité detallados en el inciso anterior tendrán voz y voto.

• El Comité de Cumplimiento estará presidido por el miembro del directorio y en ausencia de éste, asumirá la presidencia el miembro del comité de mayor jerarquía.

• Una persona del área comercial actuará como Secretario (a), elaborará y llevará las actas de todas las sesiones en forma cronológica y debidamente numeradas.

• El comité sesionará de manera ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando el presidente lo convoque por iniciativa propia o por pedido de por lo menos dos (2) de sus miembros, o ante el requerimiento del oficial de cumplimiento para el pronunciamiento de una inusualidad injustificada.

• En la convocatoria constará el orden del día y se la realizará por lo menos con cuarenta y ocho (48) horas de anticipación, excepto cuando se trate de sesiones extraordinarias.

• El quórum para las sesiones se establecerá con la asistencia de por lo menos la mitad más uno de los miembros del comité de cumplimiento.

• Las decisiones se tomarán con el voto mayoritario de los miembros del comité de cumplimiento; en caso de empate, el presidente del comité tendrá voto dirimente.

Funciones:

El Comité de Cumplimiento, entre otras, tendrá las siguientes obligaciones y funciones:

• Proponer al Directorio las políticas generales de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

• Someter a aprobación del Directorio, el manual de prevención de lavado de activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, así como sus reformas y actualizaciones;

• Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contenga el informe mensual del oficial de cumplimiento y realizar seguimiento a las labores que desempeña este funcionario, dejando expresa constancia en la respectiva acta;

• Recibir, analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones inusuales e injustificadas reportadas por el oficial de cumplimiento, para si fuere del caso, trasladarlos a conocimiento de la Unidad de Análisis Financiero y Económico;

• Prestar eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento;

• Emitir recomendaciones al Oficial de Cumplimiento sobre la aplicación de las políticas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y efectuar el seguimiento del acatamiento de estas;

• Proponer la imposición de sanciones administrativas internas por el incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos o financiamiento de delitos, previo al proceso correspondiente;

• Presentar al directorio la metodología general del perfil de riesgos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y aprobar al menos semestralmente las actualizaciones de los criterios, categorías y ponderaciones de riesgos constantes en el perfil de riesgos;

• Presentar al directorio las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas; y,

• Aprobar los mecanismos suficientes y necesarios para que la Reaseguradora mantenga sus bases de datos actualizadas y depuradas, para que puedan ser utilizadas de manera eficiente y oportuna en las labores de prevención del lavado de activos y del financiamiento de delitos.

• Responsable de verificar que se proceda de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos en el presente manual. Este Comité además responsabilizará al Oficial de Cumplimiento por el mejoramiento del control interno relacionado con este tema, incluyendo controles de sistemas, procesos, manuales, capacitación, etc.

3. Oficial de Cumplimiento:

Objetivo:

Será el encargado de coordinar y vigilar las disposiciones legales y normativas, manuales, políticas internas, prácticas, procedimientos y controles de prevención de lavado de activos de la Compañía.

Designación:

El Oficial de Cumplimiento, será designado por el Directorio; una vez designado, deberá ser inscrito y registrado por la Superintendencia de Compañía, Valores y Seguros y cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar en goce de sus derechos políticos;
• Ser mayor de edad;

• Acreditar título profesional universitario en las ramas de derecho, economía, administración de empresas, contabilidad, auditoría o carreras afines a banca, finanzas y seguros y experiencia profesional de dos (2) años, para lo cual deben remitir copias certificadas de los títulos académicos; o acreditar experiencia equivalente a un tiempo mínimo de seis (6) años en el área técnica u operativa de una empresa de seguros o de una compañía de reaseguros; o, haber laborado al menos dos años (2) en el área de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos de una empresa de seguros o de una compañía de reaseguros, para lo cual debe remitir las certificaciones emitidas por las entidades en las que haya prestado sus servicios;

• Presentar certificados notariados de haber aprobado uno o más cursos de capacitación en materia de prevención de lavado de activos o financiamiento de delitos, dictados en el Ecuador o en el extranjero, que acrediten por lo menos ciento veinte (120) horas de duración.

• En el caso de capacitaciones impartidas en territorio nacional, éstas deberán contar con la autorización de la Unidad de Análisis Financiero y Económico – UAFE, con excepción de la impartida por universidades reconocidas por la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia Tecnología e Innovación y por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros;

• Presentar su hoja de vida profesional;

• Presentar la declaración del impuesto a la renta del año inmediato anterior;

• Presentar el certificado del Ministerio de Relaciones Laborales, que acredite que el solicitante no es funcionario ni empleado público. Se exceptúa de este requisito a los funcionarios de las empresas de seguros públicos;

• Presentar certificado de la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) que acredite que el interesado no está registrado en la base de sindicados que mantiene esa entidad;

• Presentar copia certificada y actualizada de la autorización otorgada por el Ministerio de Relaciones Laborales, en caso de que la persona cuya calificación se solicita sea extranjera;

• Presentar una declaración juramentada de no tener impedimento legal para ejercer el cargo para el cual ha sido designado;

• Presentar copia certificada del acta de directorio en la que conste la designación de la cual es objeto; y,

• Remitir cualquier otro documento o información que la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros requiera por considerarlo necesario.

Funciones:

 Las funciones que deberá cumplir el Oficial de Cumplimiento son las siguientes:

• Elaborar y actualizar el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, para conocimiento del comité de cumplimiento y su posterior aprobación por parte del directorio;

• Vigilar que el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y sus modificaciones sea divulgado entre todo el personal;

• Coordinar con la administración en la elaboración de la planificación de cumplimiento para prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos de la entidad;

• Remitir a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros el Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos y sus reformas, aprobado por el Directorio;

• Elaborar y remitir hasta el 31 de enero de cada año, a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros el Plan de Trabajo del Oficial de Cumplimiento para el nuevo año, así como el informe de cumplimiento de los objetivos de la entidad en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos del año inmediato anterior, debidamente aprobados por el Directorio;

• Verificar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas a la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos contenidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, en el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, en el código de ética y en otras normas aplicables;

• Propender que las políticas, procesos y procedimientos respecto de la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos sean adecuados y actuales;

• Verificar la aplicación de procedimientos específicos para prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos por parte de los empleados;

• Controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas “Conozca a su accionista”, “Conozca su cliente”, “Conozca su empleado”, “Conozca su mercado” y “Conozca su prestador de servicios de seguros”;
• Verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las diferentes áreas de esta entidad, que todas las operaciones cuenten con los documentos de soporte;

• Coordinar los esfuerzos de monitoreo con las distintas áreas de la entidad, identificando las fallas en el programa de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

• Recibir los informes de operaciones económicas inusuales e injustificadas, de acuerdo con el mecanismo implementado por la institución en el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

• Realizar el análisis de las operaciones económicas inusuales e injustificadas, detectadas y reportadas por quien tramita, registra o controla la operación, para sobre esta base y con los documentos de sustento suficientes, preparar el correspondiente informe al comité de cumplimiento, que deberá reunirse inmediatamente, ante convocatoria del oficial de cumplimiento, a fin de determinar la procedencia o no de remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE);

• Dejar constancia de lo actuado sobre las operaciones mencionadas en los numerales anteriores, informes y documentos que, con las seguridades previstas en este capítulo, deben conservarse por un tiempo mínimo de diez (10) años;

• Vigilar que el reporte de operaciones inusuales e injustificadas a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) se lo realice de manera adecuada y oportuna;

• Orientar la conservación de los documentos relativos a la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, de modo que éstos sean archivados de acuerdo con las seguridades previstas;

• Presentar al comité de cumplimiento, los informes sobre operaciones económicas inusuales e injustificadas, intentadas o realizadas. El informe mensual y anual de gestión deben referirse como mínimo a los resultados de los procesos de cumplimiento y actividades desarrolladas, sugiriendo acciones de mejoramiento;

• Absolver consultas del personal de la entidad, relacionadas con la naturaleza de las operaciones frente a la actividad del cliente;

• Reportar al comité de cumplimiento el cometimiento de faltas o errores que resultaren del incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos o financiamiento de delitos por parte de accionistas, directores, funcionarios o empleados de la entidad;

• Planificar y coordinar la capacitación para el personal del sujeto obligado.

• Cumplir con el rol de enlace con autoridades e instituciones en asuntos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

• Utilizar estadísticas sobre la base de la información que se deriva de los factores y criterios de riesgo determinados en el perfil de riesgo;

• Colaborar con la instancia designada por el Directorio en el diseño de metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la oportuna detección de operaciones inusuales e injustificadas;

• Emitir un informe sobre los nuevos productos y servicios que vaya a implementar la entidad en forma previa a su aprobación por el comité de cumplimiento. Dicho informe expresará la opinión sobre la suficiencia de las políticas, procesos y procedimientos que se establezca para la aplicación de estos productos y servicios; respecto de las acciones o medidas de identificación y control de los riesgos asociados con el lavado de activos y financiamiento de delitos;

• Proponer al comité de cumplimiento los mecanismos suficientes y necesarios, para que la entidad mantenga su base de datos actualizada y depurada, con el fin de que pueda ser utilizada de manera eficiente y oportuna en la aplicación de las políticas de prevención del lavado de activos y de financiamiento de delitos;

• Verificar e informar sobre el establecimiento de perfiles operacionales y de comportamiento actualizados de todos los clientes de la Reaseguradora.

• Realizar los controles correspondientes sobre las operaciones y transacciones que igualen o superen el umbral legal.

• Remitir dentro del plazo legal fijado para el efecto, los reportes previstos.

• El Oficial de Cumplimiento, en forma mensual verificará que la información enviada a la Unidad de Análisis Financiero y Económico, sea correcta y cumpla con los requerimientos establecidos y la estructura para el reporte de operaciones y transacciones económicas que igualen o superen el umbral legal para las instituciones del sistema de seguros.

• El Oficial de Cumplimiento coordinará la capacitación de directivos, funcionarios y empleados, con relación a disposiciones, políticas y procedimientos internos en la materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.

• El Oficial de Cumplimiento será el responsable de mantener la documentación legal exigida a los clientes.

En ausencia del Oficial de Cumplimiento asumirá las funciones y responsabilidades el/la Secretario/a del Comité de Cumplimiento, hasta que el  nuevo  Oficial  de  Cumplimiento  sea  calificado  finalmente  por  la  Superintendencia  de Compañías, Valores y Seguros.

CAPITULO IV

Políticas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos.

1. Política General:

La Reaseguradora del Ecuador como miembro del sistema de seguro privado está obligada a adoptar  medidas  de  control,  orientadas  a  prevenir  y  mitigar  los riesgos  que  en  la  realización  de  sus  operaciones,  puedan  ser  utilizadas  como  instrumento para lavar activos y/o financiar delitos. 

Las medidas de prevención deben cubrir toda clase de servicios o productos de seguros, sin importar que se realicen en efectivo o no, así como a toda clase de clientes permanentes u ocasionales, accionistas, directivos, funcionarios, empleados, prestadores de servicios de seguros de las empresas de seguros y las compañías de reaseguros. Así mismo, dentro de su reglamentación interno, contará de forma obligatoria con políticas y procedimientos para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, las que  regirán  también  para  las  personas  naturales y jurídicas que conforman el sistema de seguro privado con las que mantengan relaciones contractuales.

Las políticas  que  adopte  la Reaseguradora del Ecuador,  deben  constar  en  el  “Código  de  ética” y  deben  permitir  la  adecuada aplicación  de  medidas  para  prevenir  el  lavado  de  activos  y  el  financiamiento de delitos y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de accionistas, miembros del directorio, administradores, funcionarios y empleados.

La Reaseguradora del Ecuador deberá implantar como mínimo las siguientes políticas:

• Impulsar a  nivel  institucional el conocimiento  de  la  normativa  legal,  reglamentaria  y operativa   en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo  y  otros  delitos;

• Asegurar el acatamiento de las disposiciones internas relacionadas con la prevención de lavado de activos, financiamiento  del  terrorismo  y  otros  delitos  por  parte  de  sus órganos internos de administración y de control, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios y empleados;

• Definir factores, criterios y categorías de riesgos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

• Establecer los lineamientos que adoptará la entidad frente a los factores de riesgo de exposición al  lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
• Establecer normas y procedimientos para la identificación, aceptación, permanencia y terminación de la relación comercial de clientes de acuerdo con la categoría de riesgo definida por la Reaseguradora del Ecuador;

• Determinar estrictos procedimientos para el inicio de las relaciones contractuales con los clientes;  y,  para  el  monitoreo  de  operaciones  de  aquellos  clientes  que  por  sus perfiles operacional y de comportamiento, por las funciones que desempeñan o por la cuantía  y  origen  de  los  recursos  financieros  que  administran,  pueden  exponer  en mayor grado, a la entidad al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

• Establecer procedimientos para la selección, contratación y monitoreo de personal;

• Designar al (los) responsable (s) de llevar la relación con el cliente, quien (es) deberá (n)  aplicar  las  políticas  de  prevención  de  lavado  de  activos,  financiamiento  del terrorismo  y  otros  delitos;

• Garantizar la reserva y confidencialidad de la información obtenida o generada como parte del cumplimiento de este capítulo y conforme lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos;

• Establecer sanciones por falta de aplicación de políticas o ejecución oportuna de procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; y,

• Precisar la exigencia de que los funcionarios y empleados antepongan el cumplimiento de las normas en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento  del  terrorismo y  otros  delitos  al  logro  de  las  metas 

Las políticas, normas y procedimientos adoptados sobre esta materia, deberán ser comunicadas, explicadas detallada y periódicamente a los accionistas, miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados de la compañía, sobre todo aquellas que tengan relación con la suscripción de negocios.

Las disposiciones legales referentes al sigilo y reserva de la información no serán un impedimento para el cumplimiento de este Manual, siempre y cuando la información sea requerida por las autoridades competentes, según lo dispuesto en las leyes ecuatorianas y en especial las dictadas por el Organismo de Control y autoridades judiciales.

Todo negocio en el que participe Reaseguradora del Ecuador deberá ser ejecutado por el área de suscripción, por lo tanto, la responsabilidad por el incumplimiento de las normas de este Manual recaerá sobre esta área.

2. Políticas Específicas:

La Reaseguradora del Ecuador deberá implantar como mínimo las siguientes políticas:

• Mantener información completa y actualizada de todos sus clientes sean estos permanentes u ocasionales.

• Las medidas de prevención deben cubrir toda clase de servicios o productos de seguros, sin importar que se realicen en efectivo o no, así como a toda clase de clientes permanentes u ocasionales, accionistas, directivos, funcionarios, empleados, prestadores de servicios de seguros de las empresas de seguros y las compañías de reaseguros.

• Impulsar a nivel  institucional el conocimiento  de  la  normativa  legal,  reglamentaria  y operativa   en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo  y  otros  delitos;

• Asegurar el acatamiento de las disposiciones internas relacionadas con la prevención de lavado de activos, financiamiento del  terrorismo  y  otros  delitos  por  parte  de  sus órganos internos de administración y de control, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios y empleados;

• Velar por el cumplimiento de las políticas “Conozca a su accionista”, “Conozca a su Cliente”, “Conozca su Empleado”, “Conozca su mercado”, y “Conozca a su proveedor de servicios de seguros”. En caso de evidenciarse la falta de información y/o documentación en los expedientes de clientes, prestadores de servicios de seguros y/o de empleados, el Oficial de Cumplimiento exigirá al ejecutivo responsable del proceso, el correcto cumplimiento de la política.

• La Reaseguradora del Ecuador remitirá a la Unidad de Análisis Financiero y Económico en forma mensual y dentro de los primeros 15 (quince) días calendario, los reportes requeridos.

• Ningún accionista, directivo o empleado podrá dar a conocer información reservada, a ninguna persona sobre operaciones inusuales, operaciones económicas que superan el umbral legal vigente, o la información comunicada a los organismos de control.

• Definir factores, criterios y categorías de riesgos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

• El Manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos debe ser conocido por todos los accionistas, directores, empleados y personal temporal de la Reaseguradora del Ecuador en forma obligatoria. Su desconocimiento no exime de responsabilidad a persona alguna.

3. Políticas internas para el Control y Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos:

3.1 Aspectos Generales:

Los mecanismos de control versarán sobre todas las suscripciones de contratos de reaseguro que maneja la Compañía, cuya cuantía sea igual o superior a los umbrales establecidos por la Unidad de Análisis Financiero.

La Compañía dejará constancia en sus archivos de este procedimiento, la información relacionada con el manejo de fondos cuya cuantía o características no guarden relación con el giro del negocio de la compañía de seguros, o cuyo origen no pueda justificarse, o sobre contratos que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de los mismos, puedan conducir razonablemente a sospechar que están usando a la Reaseguradora para manejar o reasegurar recursos provenientes de actividades ilícitas, o sobre la complejidad y/o inusualidad que no tengan, aparentemente, una razón económica y legal, cuyo valor sea igual o superior a los umbrales de reporte establecidos por la Unidad de Análisis Financiero.

Al detectar una operación inusual, no se debe alertar al cliente sobre los reglamentos y disposiciones; hay que referirlos al Oficial de Cumplimiento.

3.2 Aspectos Específicos:

Los controles que se realizarán en la suscripción de los contratos con los cuales opera la Reaseguradora, se mantendrán de acuerdo con los umbrales de capacidad que mantenga la Reaseguradora en cada uno de los ramos que se brinde a las compañías aseguradoras o intermediarios de reaseguros.

3.2.1. Contratos Obligatorios o Automáticos

Verificar que para la suscripción de estos contratos, el cliente (cedentes) cumpla con lo establecido en la política conozca a su cliente citada en este manual.

Verificar que para clientes recomendados o relacionados por funcionarios y directivos de la Reaseguradora se cumpla con la misma política de identificación y registro establecido.

Proporcionales

Verificar detenidamente la suscripción de estos contratos, puesto que la Reaseguradora participa en los riesgos en las mismas características que la cedente tanto en las primas y en los siniestros en la misma proporción sobre la suma asegurada.        

No Proporcionales

Verificar que la participación de la Reaseguradora sea únicamente en los casos en los cuales el siniestro supere le prioridad establecida en el contrato, y máximo hasta el límite acordado.

3.2.2. Facultativos

En este tipo de contrato será más fácil el control de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, ya que la Reaseguradora puede hacer la suscripción analizando la cuenta según la capacidad del ramo, actividad, riesgo al que se expone, y por la facilidad de poder decidir el monto y/o el porcentaje con el que desee participar.

Adicionalmente procederá también a revisar con más prolijidad esta suscripción puesto que la vigencia de este varía.  

3.3.- Seguimiento a las Operaciones:

Es obligación de los miembros del Comité de Cumplimiento y del Oficial de Cumplimiento, el seguimiento de las normas establecidas en este Manual.

CAPITULO V

De la Información

1. Procedimiento de Análisis de Información para Detección de Operaciones Inusuales:

• Para comenzar con el análisis de las operaciones inusuales, verificamos el formulario “CONOZCA A SU CLIENTE” que debe encontrarse debidamente diligenciado.
• Cuando exista algún cambio relevante en los datos del formulario, especialmente el cambio en el representante legal, cambio de dirección entre otros, se procederá a solicitar al cliente los documentos formales que soporten dichos cambios.
• La confirmación de los datos y de los documentos suministrados puede ser obtenida de bases públicas como el Servicio de Rentas Internas “S.R.I.”, Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, entre otras.
• Si luego de verificar la información se encuentra alguna anomalía, tal como representantes legales reportados en las listas clasificadas, o cualquier otro argumento que lleve a considerar que se trata de clientes que presumiblemente están encubriendo delitos (de acuerdo a las definiciones de operaciones inusuales y sospechosas) el Oficial de Cumplimiento deberá informar al Gerente y Comité quienes decidirán sobre el proceso de vinculación con el cliente y se encargará de dar el reporte a la Unidad de Análisis financiero y económico.

2. Procedimiento para el Reporte de Inusualidades:

El empleado / ejecutivo que detecte una inusualidad deberá llenar el Formulario Interno de Reporte de Inusualidades (Anexo No. 1), el mismo que será proporcionado por el Oficial Cumplimiento vía correo electrónico, cuyo proceso a seguir es el siguiente:

• Se registra la fecha del reporte.
• Área que reporta.
• Se define el ente a reportar, si es un funcionario o un cliente.
• Se llena la información del ente a reportar.
• Se determina la causa del reporte.
• Se describe la operación o transacción inusual.
• Se detalla los documentos que justifican la inusualidad.
• Se describe los comentarios del Jefe de Área.
• El Jefe de Área remite la inusualidad al Oficial de Cumplimiento sea Justificada o No.
• Se deja registrado la fecha que se pone en conocimiento del Oficial de Cumplimiento y Firman el responsable del Área y el Oficial de Cumplimiento.
• El Comité de Cumplimiento pone el No. de reporte en forma secuencial a los avisos de inusualidades.
• Se registra la fecha en que es presentada la inusualidad al Comité de Cumplimiento.
• Se describe la resolución del Comité de Cumplimiento para su reporte a la UAFE de ser el caso.

Se remitirá a la Unidad de Análisis Financiero y Económico de ser el caso en que ocurra dicha inusualidad y se adjuntará todos los sustentos del caso debidamente suscritos por el Oficial de Cumplimiento.

3. Procedimiento para el Envío de la Información a la Unidad de Análisis Financiero y Económico “UAFE”:

Para el envío de los archivos mensuales por las transacciones que superan el umbral, se realiza el siguiente procedimiento:

Reporte “RESU”

Se emite el detalle auxiliar de la cuenta Bancos.

Se identifica los pagos recibidos de las cedentes que durante el período de forma acumulada igualen o superen el umbral de US$ 10,000.00.

El Reporte de Operaciones y Transacciones Económicas que Igualen o Superen el Umbral (RESU) se puede generar mediante tres opciones:

1.- Reporte RESU: En esta opción se necesita generar el archivo .uafe, se puede utilizar la aplicación de escritorio UAFE.

Para utilizar el cliente UAFE debe haberse descargado previamente. Siguiendo la ruta en SISLAFT Reporte RESU -> Estructuras -> UAFE, en la pantalla que se despliega dar clic en el botón UAFE, – Cliente UAFE, se muestra una ventana para escoger la ruta donde se desea guardar el archivo.

Una vez descargado el UAFE, se descomprime la carpeta que lo contiene y se ejecuta el archivo .exe. Se muestra una interfaz donde se especifica el sector, la institución y RUC a la que pertenece el usuario que realizó la descarga del UAFE. Además permite escoger el período en el que se va a reportar, el cual debe coincidir con el ingresado en los archivos de Excel. Adicional, muestra el usuario que realizó la descarga y un campo de texto para ingresar el usuario del Oficial de Cumplimiento que va a cargar el archivo generado.

Este usuario debe estar activo en el sistema, sino no podrá cargar el RESU.

Para este sector se cargan tres archivos Excel: Cliente, Producto y Transacción en ese orden, la estructura de los archivos de este sector pueden ser descargados del enlace.

Cada uno de los archivos Excel tienen 2 elementos que siempre deben estar presentes: Cabecera y Detalle.

Validada la información se procede a grabar el archivo con extensión .uafe y la nomenclatura está compuesta por la palabra RESUcódigoderesgistroperíodo.